Column Facilitaire Compententie: Solidariteit

DE KERNCOMPETENTIES VAN FACILITIES FIRST

Normen en waarden, ze zijn onmisbaar in het maatschappelijk verkeer. Op onze website komt u er talloze tegen. Niet om het braafste jongetje van de klas te zijn of sociaal geaccepteerd te worden, maar simpel omdat wij ons prettig voelen bij onze ‘eigen’ normen en waarden. Door deze te respecteren kunnen wij op een leuke manier ons werk doen en de kwaliteit leveren waar u recht op heeft. Plezier hebben en plezier voelen is voor ons synoniem. Graag laten wij u kennis maken met de dagelijkse Facilities First praktijk waarin een norm of waarde door ons wordt ervaren en toegepast.

Solidariteit, meegenomen of een voorwaarde? (geschreven door Barend van Hijkoop)

Solidariteit binnen een facilitaire organisatie is een voorwaarde of zelfs een eis om projecten zoals bijvoorbeeld complexe verhuizingen, verbouwingen of andersoortige facilitaire projecten goed te laten verlopen. Dit betekent dat medewerkers, samen met het management en de klant eenzelfde doel na streven. Voorbeelden hiervan zijn dat voor een bepaalde deadline een verhuizing moet plaatsvinden of een project dat succesvol moet worden afgerond. Juist in een facilitaire organisatie zijn goede samenwerking en goede afspraken onderling met het management, maar zeker ook die met klanten, van absoluut belang.

Solidariteit betekent volgens het woordenboek “dat de leden van een groep een gemeenschappelijk doel onderschrijven, ten gunste van de groepsleden, maar soms ten koste van zichzelf ”. En juist daar gaat het regelmatig fout bij facilitaire projecten, omdat er in de samenwerking voorafgaand aan het project onvoldoende, onduidelijke of zelfs slechte afspraken worden gemaakt en onvoldoende tijd wordt ingeruimd om te komen tot voor een ieder heldere afspraken. Vaak komt dat door tijdsdruk of door tijdgebrek. Veel facilitaire mensen zijn al van zichzelf oplossingsgericht (daarom zijn het vaak ook ´doeners´) en gaan bij de voorbereiding van een project direct denken in oplossingen, zonder met elkaar even stil te staan bij de kern van de opdracht, het te behalen resultaat van het project en hoe het project op te starten. Dat betekent dat elke afdeling of groep vaak alleen bezig gaat met zijn of haar deelopdracht zonder (juist vooraf) goed af te stemmen met de andere betrokken partijen. Even de benen op tafel of tot tien tellen en pas dan actie, is mijn motto. En daar komt de belangrijkste rol van een projectleider of directeur om de hoek kijken.

De projectleider of directeur van een afdeling is in mijn optiek degene die de juiste voorwaarden moet scheppen en dus ook de solidariteit van elke betrokken partij moet zekerstellen en bewaken in het belang van het project. Hij moet vooral sturen op hoofdlijnen. Hij of zij concretiseert de opdracht in hapklare brokken en verdeelt deze hapklare brokken aan de diverse projectgroepen, nadat eerst gezamenlijk het ultieme doel is bepaald. Wat moet het eindresultaat zijn en sluiten alle deelprojecten naadloos op elkaar aan?

En daar komt het woord solidariteit weer naar voren. Elke deelnemer of groep moet het ultieme gezamenlijke doel vooraf onderschijven en zijn of haar opdracht volledig aanvaarden. De solidariteit in het project staat voorop en daar is de projectleider of directeur eindverantwoordelijk voor. Dat betekent dat hij/zij moet (bij)sturen tijdens het project, medewerkers moet aanspreken op hun vooraf vastgestelde bijdrage en het hoofddoel in de gaten blijft houden. Toch zie je vaak dat deelprojectleiders tijdens het project afwijken van het vooraf bepaalde doel. Vaak gaat dat sluipend, door bijvoorbeeld tijdsgebrek, veranderde opdracht, tegenvallers die naar boven komen en zelfs eigen belangen van deelnemers. Uiteindelijk wijkt het eindresultaat vaak duidelijk af van het vooraf gestelde doel en kost het extra tijd en vaak extra budget en geld om alsnog het oorspronkelijke resultaat te behalen. Het komt dan ook niet vaak voor dat zowel de tijdslimiet als het oorspronkelijke budget wordt gehaald. Dit komt dus mede door het ontbreken van totale solidariteit in het project.

Zoals de definitie al aangeeft is het individuele belang ondergeschikt aan het groepsbelang (= eindresultaat) en daar dient vooral op gestuurd te worden, ook als het consequenties heeft voor medewerkers of facilitaire organisatie. Dat geldt trouwens ook voor de organisatie (klant) waar het facilitaire project voor werkt. Als daar tijdens de rit wijzigingen optreden, wat natuurlijk altijd kan gebeuren, dan moeten de consequenties daarvan ook duidelijk worden gecommuniceerd en meegenomen of gewijzigd worden, zodat het project weer op de goede koers komt. Anders gaat de boel tijdens de rit zeker knellen, met de eerder bovengenoemde gevolgen van dien. Het is van belang dat opnieuw wordt bekeken of het eindresultaat met die wijzigingen kan worden gehaald. Anders moet het plan in tijd en wellicht budget worden bijgesteld. Ook daar dient de projectleider of directeur rekening mee te houden en moet hij/zij voor staan om zijn/haar medewerkers te beschermen, maar vaak gebeurt dat niet. Men durft dan niet de consequenties duidelijk te maken, “want dat staat niet netjes op je CV”. Het vooraf vastgestelde doel behalen blijft het uitgangspunt en daar gaat het juist fout! Dan ontstaan er scheurtjes in de solidariteit van betrokken projectmedewerkers, verliezen ze het vertrouwen en de motivatie en dat gaat dan weer ten koste van het eindresultaat. Het is een vicieuze cirkel.

Daarom is solidariteit essentieel binnen het facilitair werkveld, maar daar moet wel wat voor gebeuren. Dus ook een ieder tijdig aanspreken op zijn en haar verantwoordelijkheid, de consequenties helder maken als er wijzigingen optreden, dat hoort er allemaal bij, ook al doen we dat niet van harte!

Solidariteit mag dan ook wat kosten.