Column Facilitaire Competentie: Resultaatgericht

DE KERNCOMPETENTIES VAN FACILITIES FIRST

Normen en waarden, ze zijn onmisbaar in het maatschappelijk verkeer. Op onze website komt u er talloze tegen. Niet om het braafste jongetje van de klas te zijn of sociaal geaccepteerd te worden, maar simpel omdat wij ons prettig voelen bij onze ‘eigen’ normen en waarden. Door deze te respecteren kunnen wij op een leuke manier ons werk doen en de kwaliteit leveren waar u recht op heeft. Plezier hebben en plezier voelen is voor ons synoniem. Graag laten wij u kennis maken met de dagelijkse Facilities First praktijk waarin een norm of waarde door ons wordt ervaren en toegepast.

Resultaatgericht of een beetje dom? (door Barend van Hijkoop)

Ergens in de 90er jaren was ik mede verantwoordelijk voor een grote interne verhuisoperatie binnen een kantorenlocatie. Uiteraard komt daar veel bij kijken, zoals het maken van een vlekkenplan, interne en (tijdelijke externe) verhuizingen, het opnieuw inrichten van de locatie op basis van het ontwerp van de architect, de "gevechten" met diezelfde architect over de praktische inrichting van de locatie, het opslaan – vernieuwen of vernietigen van het meubilair. Dat soort klussen doe je niet in je eentje en samen met de projectleider besloten we tot het inhuren van een externe deskundige. Tenslotte moet het gewone dagelijkse werk wel door kunnen gaan! Deze deskundige was verantwoordelijk voor de dagelijkse operationele gang van zaken. Hij hield contact met de verbouwers, zorgde in samenwerking met het verhuisbedrijf voor de interne en externe verhuizingen, maar was ook verantwoordelijk voor de aanschaf van nieuw meubilair wat in samenwerking met de architect was gekozen. Deze deskundige rapporteerde rechtstreeks aan de projectleider en aan mij.

De opdrachtgever had gekozen voor het aanschaffen van nieuw meubilair. Op het moment dat dit werd besloten, was ook net een nieuwe procuratieregeling binnen dit bedrijf van toepassing geworden. Dit hield in dat je niet zo maar iets kon bestellen op basis van een mondeling "ja" zoals eerder gebruikelijk was, maar dat er vooraf (!) daadwerkelijk een handtekening was vereist van de aangewezen procuratiehouder. Ook dat nieuwe procuratieproces had vele voeten in de aarde binnen de organisatie; men was eerder gewend om redelijk zelfstandig bestellingen te kunnen doen. Maar, om tijdens zo'n grote verbouwing en inrichting - waar zoveel kosten mee gemoeid zijn - tegelijkertijd een nieuwe procuratieregeling op te starten..., dan loop je natuurlijk risico's.

Omdat er op een verbouwing natuurlijk altijd druk staat en omdat alles op tijd moet worden besteld, werd de druk om het nieuwe gekozen meubilair te bestellen natuurlijk ook groot. Maar ja, "is het oude meubilair toch niet nog inzetbaar, het is toch nog goed?". Zeker gezien de kostenbesparingen die toen moesten worden gerealiseerd, liep de discussie 'wel of niet aanschaffen nieuw meubilair' door tot op het laatste moment. De architect had het, overigens strakke meubilair, al gekozen en de kosten waren al in beeld gebracht, omgerekend zo'n € 200.000,-. Toch werd de beslissing wel of geen meubilair nog steeds vooruit geschoven. Er was nog steeds geen handtekening, maar de tijd schreed wel voort, de druk werd alsmaar groter en het project denderde voort. Onze extern ingehuurde deskundige, degene die het meubilair moest bestellen, werd steeds nerveuzer omdat de beslissing maar uitbleef en er een deadline aan de levering van het meubilair zat.

Tijdens één van onze overlegsessies kwam dit onderwerp opnieuw naar voren en onze deskundige gaf aan dat de uiterste deadline bijna was bereikt om het meubilair te bestellen. Afgesproken werd dat er in het weekend door de verantwoordelijke procuratiehouder een (schriftelijke) beslissing zou worden genomen, wel of niet bestellen. Op vrijdag voor dat weekend hoorde ik via via, dat onze ingehuurde deskundige de leverancier al had laten weten dat de order kon doorgaan. Inmiddels hadden wij mondeling al gehoord dat de procuratiehouder akkoord was met de bestelling, en dat de handtekening onderweg was conform de nieuwe procuratieregeling. Dit betekende dat de extern deskundige de procuratieregeling niet had gevolgd en het "initiatief" had genomen om het meubilair te bestellen zonder akkoord van de organisatie!! Omdat wij wisten dat het meubilair inderdaad besteld kon worden (maar hij niet), besloten we hem een "poepje" te laten ruiken op onze eerstvolgende vergadering. Wij verkneukelden ons al, tenslotte moet je in zo'n project ook samen kunnen lachen en huilen.

En daar was de grote dag. Als eerste punt stond bewust het bestellen van het nieuwe meubilair op de agenda. Allen die de vergadering bijwoonden waren op de hoogte van de uitkomst, behalve onze deskundige! Een ieder was ook gefixeerd op die persoon toen de voorzitter vertelde dat de levering niet zou doorgaan en dat wij doorgingen met het bestaande meubilair. Ik heb nog nooit iemand zó snel rood zien worden, nog nooit iemand zonder te bewegen zó snel zien transpireren, en nog nooit iemand zó horen stotteren als onze deskundige. Toen hij druipend van het zweet ons vertelde dat hij de opdracht mondeling al had verstrekt, reageerden wij stoïcijns dat het zijn probleem was, wij hadden geen formele opdracht gegeven.

Gelukkig hebben wij hem snel uit zijn lijden verlost door hem te vertellen dat de formele handtekening binnen was en hij niet een afbetalingsregeling hoefde te organiseren.

Ik weet dat de persoon in kwestie nog steeds wel eens zwetend in zijn bed wakker wordt van dit voorval, maar dat hij sindsdien nooit meer zonder formele toestemming kosten maakt, die persoon is namelijk mijn collega van Facilities First! Soms hebben we het er samen nog wel eens over onder een goede borrel. Maar het is ook zo; "zonder vallen kun je niet opstaan" zou Johan Cruijff zeggen.

Het leermoment voor ons allen binnen Facilities First is; resultaatgerichtheid is goed, maar luister naar je opdrachtgever en hou je aan zijn/haar spelregels.