Column Facilitaire Competentie: Anticiperen

DE KERNCOMPETENTIES VAN FACILITIES FIRST

Normen en waarden, ze zijn onmisbaar in het maatschappelijk verkeer. Op onze website komt u er talloze tegen. Niet om het braafste jongetje van de klas te zijn of sociaal geaccepteerd te worden, maar simpel omdat wij ons prettig voelen bij onze ‘eigen’ normen en waarden. Door deze te respecteren kunnen wij op een leuke manier ons werk doen en de kwaliteit leveren waar u recht op heeft. Plezier hebben en plezier voelen is voor ons synoniem. Graag laten wij u kennis maken met de dagelijkse Facilities First praktijk waarin een norm of waarde door ons wordt ervaren en toegepast.

Anticiperen op ontwikkelingen (geschreven door Barend van Hijkoop)

Zoals een ieder inmiddels bekend en ook door een ieder in zijn portemonnee te voelen is, waait de recessie niet alleen door Europa, maar ook door Nederland. Zeker ook in de facilitaire wereld is de terugval in de economie goed te merken. In onze branche wordt vaak als een van de eerste branches een terugval gevoeld. Dat komt natuurlijk doordat bedrijven vaak als eerste gaan bezuinigen op de faciliteiten in hun bedrijf. Je denkt dan al gauw aan het uitstellen van verhuizen, het uitstellen van verbouwingen, (nog meer) kostenbesparingen op schoonmaak, het niet opstarten van bijzondere projecten en ga zo maar door. Dit wordt direct gevoeld in de facilitaire wereld, maar wat doet de facilitaire wereld nu ZELF om de recessie te doorstaan? 

Laat ik maar eens beginnen bij Facilities First zelf, want ook onze organisatie merkt duidelijk de afname van opdrachten. We konden een aantal dingen doen; afwachten tot de recessie is “overgewaaid”, samenwerking zoeken met andere partijen, maar ook als eerste kijken naar ons kostenpatroon. Facilities First is al in een vroegtijdig stadium begonnen met het snijden in zijn kosten. Vorig voorjaar zijn de drie vennoten al bij elkaar gekomen en hebben ons budget eens tegen het licht gehouden. Daar twee van de vennoten gewerkt hebben bij een groot Nederlands bedrijf die altijd al op de centen heeft gelet, was het kritisch zijn bij het zoeken van besparingen natuurlijk geen punt, het zit in onze genen. Een wezenlijke vraag als “wat gebeurt er als we dit of dat niet meer doen of hebben” geeft vaak al het antwoord, maar ook de oplossing!

In goede (financiële) tijden gaat het uitgeven van geld natuurlijk wel wat gemakkelijker dan in mindere of slechte tijden – ook bij ons – ondanks dat wij altijd kritisch met geld zijn omgegaan. Zo kwamen wij erachter dat wij te weinig op ons kantoor in Zoetermeer aanwezig waren om de locatie te handhaven. De medewerkers van Facilities First zijn bij een opdracht vaak op de locatie van de opdrachtgever te vinden, en zo hoort het natuurlijk ook. Wij vonden het hebben van een eigen kantoor natuurlijk heel erg leuk, we vergaderden daar, we ontvingen gasten en hadden een “eigen” plek. Maar dit alles was niet genoeg om de huur voort te zetten. Dit betekende dat wij direct de huur hebben opgezegd. Dit scheelde geld en wij gingen weer terug naar de keukentafel bij een van de vennoten, zoals wij ook de eerste 8 jaar van ons bestaan hebben gedaan. Dat was de eerste besparing. Daarnaast hebben we ook eens kritisch gekeken naar ons eigen salaris/vergoeding. Ook daar hebben wij direct ingespeeld op de kostenontwikkeling en hebben onze maatregelen daarin genomen. Uiteindelijk gaat het ons om deze periode te overleven. Wij hebben daarnaast bezuinigd op de zakelijke uitjes, gezamenlijke vergaderetentjes, telefoonkosten (andere provider gezocht), verzekeringen, en zelfs grootte van de noodzakelijke leaseauto’s. Daarnaast hebben wij afscheid genomen van een eigen server en zijn overgegaan naar het werken in de “cloud”.

Een tweede aspect na de kostenbeheersing, is de samenwerking. In deze tijden zie je dat ZZP’ers elkaar opzoeken en verbanden oprichten. Ook wij zijn daar mee bezig, maar dan vanuit de filosofie dat wij collega’s zoeken die aanvullend zijn op de kwaliteiten van de aanwezige medewerkers/vennoten. In onze optiek geeft dat een verruiming van het netwerk, anderzijds geeft dat een versterking van de organisatie Facilities First. Dit alles gericht op de nabije toekomst, we moeten hier sterker uit komen dan wij er zijn ingegaan.

Een derde aspect is het verder ontwikkelen van de speerpunten van Facilities First, we willen gaan behoren tot de beste op ons gebied. Maar ook dat vergt nog wat werk, maar daar zijn we ook op de achtergrond hard mee aan het werk. Wij zijn van mening dat je als bedrijf tijdig moet inspelen op de (economische) ontwikkelingen en ook kritisch moet zijn op jouw eigen organisatie en stappen moet durven zetten. Dat hebben wij gedaan als Facilities First. Maar ook onze opdrachtgevers verwachten dat wij kritisch zijn, meedenken om de kosten te besparen en verbetermaatregelen bedenken, tenslotte moeten zij ook overleven. Facilities First laat zien dat wij zelf ook anticiperen op de ontwikkelingen in de markt en dat wij niet alleen positief kritisch kijken naar ons zelf maar ook deze rol kunnen vervullen bij onze opdrachtgevers.

Ik zeg altijd maar, je kunt op alles bezuinigen. Het belangrijkste is dat je de consequenties daarvan aanvaard, maar dat is vaak het lastigste van zo’n exercitie. Hoe krijg je dat geaccepteerd bij een organisatie? Dat vertel ik in een volgende editie.